Une solution complète de gestion des actes administratifs et des instances délibérantes.

Oxy-Actes, une solution Web référencée dans les collectivités territoriales pour l’informatisation de la procédure de gestion des actes administratifs et des instances (Commissions, Bureaux et Conseils) afin de faciliter la maîtrise du cycle de vie des dossiers et des documents

Solution adaptée et évolutive

Votre solution reste totalement évolutive et s’adapte à votre organisation et à la réglementation. Les atouts de la solution : Respect des délais / Sécurisation du fonctionnement / Valorisation du savoir-faire des agents / Respect des choix d’organisation / Simplification de la gestion des Conseils / Dématérialisation complète des documents avec signature électronique, échanges avec la Préfecture et archivage

La preparation des actes par les services

Mise en place d’un dossier électronique avec une fiche signalétique.
Rédaction assistée des rapports, notes de synthèses, projets de délibérations, décisions et arrêtés, en exploitant des modèles paramétrés.
Intégration des pièces annexes telles que contrats, conventions sous forme bureautique ou numérisée (photos, plans, etc.).

Les circuits de visas

Selon un circuit préétabli par nature d’acte, les dossiers circulent pour visas hiérarchique et/ ou visas fonctionnels (Juridique, Finances, etc.). En fonction des autorisations l’utilisateur peut aménager le circuit en ajoutant ou supprimant des étapes. Oxy-Actes gère les passages en Commissions, Bureaux ou autres réunions.
Oxy-Actes gère la confidentialité sur les informations et documents. Gestion également des autorisations et habilitations pour l’accès aux fonctions du logiciel selon le profil de l’utilisateur.

Organisation des instances

La planification des réunions avec leurs participants et la production des convocations (courrier ou électronique avec un horodatage certifié). La production automatisée des documents, avec des modèles d’ordres du jour  et des dossiers élus (pour consultation).
En plus du Conseil, possibilité de gérer les Commissions et les Bureaux. Les traitements peuvent être répartis entre la Direction Générale ou attribués aux Directions gestionnaires selon votre organisation. En sortie de Conseil, production automatisée des documents comme le procès verbal, gestion des présents, excusés et pouvoirs, gestion des votes. Génération automatique de la délibération définitive avec numérotation des actes. Publication des actes exécutoires.

Disposer des interfaces pour une intégration forte avec vos outils (TDT Préfecture, Parapheur, Convocations électroniques)

Oxy-Actes dispose des interfaces avec les principales plateformes de dématérialisation pour des échanges totalement intégrés dans l’application Oxy-Actes.
L’interfaçage des parapheurs du marché pour une communication avec ces derniers.
Un service de convocations électroniques horodatées intégré dans Oxy-Actes ou des interfaces avec les principales solutions du marché.

Maîtrisez toute la procédure de gestion des Actes Administratifs et de vos différentes instances

Disposer d’une vision complète et accessible de chacune de vos instances

La programmation des réunions avec leurs participants, l’inscription des dossiers, la préparation des séances (Convocations, Ordre du jour, documents divers).

Mettre en place un référentiel centralisé et partageable des réunions et des documents
Maîtriser la production des documents avec des modèles et des automatismes
Faciliter l’accès aux informations pour les différents profils d'utilisateurs (Elus, Services)
Traiter avec efficacité les retours des séances avec la production facilitée des actes (présences, votes)
Interface avec des parapheurs de signature électronique

Garantir la conformité des échanges avec la Préfecture

Assurer la bonne intégration avec votre plateforme d'échange pour gérer facilement les échanges

Pilotage des échanges à partir d’Oxy-Actes sans intervention sur la plateforme de votre TDT

Vous conservez la capacité de choisir le TDT que vous souhaitez, nous interfaçons les plus courants (Fast-Actes, iXbus, S2low, Omnikles...)
Intégration des informations obligatoires si le TDT ne le fait pas, pour rendre votre acte exécutoire
Récupération des actes suite au contrôle de légalité pour une transmission immédiate au service émetteur pour notification aux intéressés
Conservation pour archivage et recherches ultérieures

Publication de vos actes

Respect de vos obligations d'information des citoyens par publication sur votre site Internet.

Un simple lien dans votre site oriente votre administré vers une page de recherche paramétrée selon vos attentes

Recherches multicritères sur les actes publiés
Affichage des résultats pour consultation des documents
Mention de date de publication ajoutée sur les documents

Expertise

Plus de 25 ans d’expérience dans la conception de solutions dédiées à la gestion et à la dématérialisation des processus administratifs.

Agilité

Des outils modulables et paramétrables qui s’adaptent aux évolutions réglementaires et aux pratiques des organisations.

Focus

Pourquoi choisir Oxyad Software ?

Spécialisation

Des solutions métiers conçues spécifiquement pour répondre aux besoins et aux contraintes des collectivités territoriales.

Accompagnement

Un suivi et un support dédiés pour faciliter la mise en place des solutions et leur adoption par les équipes.

Des collectivités de toutes tailles nous font confiance.

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Prêts à faire évoluer vos outils avec sérénité ?

Une équipe d’intervenants qui maîtrise vos processus métiers et la solution logicielle Oxyad pour intégration optimale.